Œuvrer Durablement
Extraction automatique des devis et suivi de chantier centralisé. 7 500 € d'économies annuelles, 0,5 jour libéré par semaine.
Le contexte
Société à mission fondée par une frère et une soeur, Oeuvrer Durablement intervient dans l'immobilier et la construction, sur un créneau précis : la réhabilitation durable et frugale de bâtiments existants, en privilégiant le déjà-là et le réemploi plutôt que la démolition-reconstruction.
Sur une même opération, ils assurent trois métiers :
- le montage du projet
- l'assistance à maîtrise d'ouvrage
- la maîtrise d'œuvre d'exécution jusqu'à la livraison
Les 2 associés, sans salarié à date, traitent plus d'une cinquantaine de devis par mois et coordonnent plusieurs projets de réhabilitation de front, chacun découpé en lots avec ses acquéreurs, ses banques et ses artisans à coordonner.
Le problème
Tout se savait sur le terrain, mais ne se consolidait pas ailleurs
L'entreprise ne manquait ni de projets, ni de compétences, ni de visibilité sur ses opérations. Quand un chantier s'engage, le montant des travaux et les coûts associés sont connus. L'information circulait, sur le terrain et par l'échange direct entre les deux associés. Ce qui manquait, c'était un endroit unique où elle se consolide et se retrouve sans avoir à la reconstituer.
Le frein était là : à deux, chaque opération supplémentaire ajoutait une charge administrative que personne ne pouvait plus absorber. Refuser des chantiers devenait la seule variable d'ajustement.
Notre immersion a couvert les deux processus critiques, étude de faisabilité et réalisation des travaux. Elle a mis en évidence deux sources principales d'inefficacité :
- La totalité des devis artisans était ressaisie à la main dans la base de chiffrage, sans aucune reprise automatique. Une opération répétitive, à faible valeur ajoutée, exposée aux erreurs de recopie sur des montants qui engagent l'opération.
- Aucun outil ne réunissait le budget, son suivi, les factures, les appels de fonds et la répartition par lot. Chacun de ces éléments existait, mais dans un support différent, et le suivi vivait pour partie dans une boîte mail partagée. Répondre à une question demandait de chercher puis de se recaler à l'oral, et la consolidation se refaisait manuellement chaque mois. Les mêmes données étaient saisies plusieurs fois.
Le diagnostic a aussi confirmé ce qui n'était pas le problème : l'équipe est compétente, investie, la répartition des tâches est claire et la maîtrise des outils informatiques est bonne. Le sujet était l'outillage, pas les personnes, ni la connaissance des chantiers.
En un chiffre
Plus de 9 000 € de coûts cachés annuels. Soit une fuite de 4 500 € par associé et par an.
L’intervention
Six chantiers identifiés, deux engagés
Sur les six chantiers d'automatisation identifiés lors de l'immersion, chacun chiffré en valeur, en budget et en durée de retour sur investissement, deux ont été retenus pour la première itération : ceux qui combinaient le gain le plus élevé et l'effort technique le plus faible. Les quatre autres ont été documentés et priorisés pour la suite, sans être engagés. Le principe est de livrer vite un socle utilisable plutôt que de tout traiter d'un coup.
L'implémentation a été réalisée en trois semaines, sans interrompre l'activité des associés.
- Structuration de l'outil de chiffrage, avec intégration des devis. Les données des devis artisans entrants alimentent directement la base de chiffrage au lieu d'être retapées. La double saisie disparaît, et avec elle le risque de recopie sur des montants qui engagent l'opération.
- Un outil unique pour le suivi de chantier. Un même endroit rassemble désormais le budget par lot, les devis et les factures avec leurs états (acompte, situations, solde, facturé, payé, restant dû), le planning d'exécution et ses dépendances, et les appels de fonds. L'état d'un lot se lit, il ne se reconstitue plus à partir de plusieurs sources.
- Zéro friction. Aucun changement d'habitude imposé aux artisans sous-traitants, aucune licence logicielle lourde ajoutée, aucun outil métier remplacé.
Le résultat
Un outil unique, et une trésorerie qui se lit
La ressaisie des devis a disparu du quotidien, et avec elle les saisies en double d'une même donnée dans plusieurs supports. Le suivi ne se reconstitue plus. Budget par lot, facturation, appels de fonds et planning se lisent au même endroit, ce qui rend la trésorerie de chaque opération visible à tout moment sans recoupement préalable. L'effet le plus durable n'est pas le temps récupéré. C'est le passage d'une information qui vivait dans l'échange entre deux personnes à une information consolidée, disponible et partageable. C'est précisément ce qui permet d'absorber une opération de plus sans ajouter de charge administrative, alors que refuser des chantiers était jusque-là la seule variable d'ajustement. Les quatre chantiers d'automatisation restants sont chiffrés et priorisés : Œuvrer Durablement décide quand les enclencher, en connaissant à l'avance le gain et le retour sur investissement de chacun.
Temps
+ 0,5 jour
Libéré chaque semaine sur la ressaisie des devis et la consolidation mensuelle.
Gain financier
7 500 €
D’économies annuelles, estimés à partir des coûts mesurés pendant l'immersion.
Périmètre
2 chantiers sur 6
Engagés en première itération, implémentés en trois semaines.
Le mot du client
Ce qu'il nous manquait, c'est un outil tout-en-un qui s'occupe à la fois du budget, de son suivi, de la gestion des factures, des appels de fonds et de la répartition par lot. Cet outil, construit par Konsol, nous permet d'être plus efficaces et d'éviter les doubles saisies.