D'où viennent les 18 300 € ?
Voici le calcul complet, ses hypothèses et ses limites, pour que vous puissiez le refaire avec vos propres valeurs, ou le contester. Ceci est un modèle, pas une mesure. Il décrit un service de cinq personnes dans une PME où l'information ne circule pas. Il ne décrit pas votre entreprise. Ce que produit l'Immersion, c'est le même calcul fait sur vos chiffres observés.
Le plus lourd
Le temps perdu : 14 700 € par an
L'hypothèse. Trente minutes par jour et par personne passées à ressaisir une information qui existe déjà ailleurs, à la chercher dans un autre outil, ou à corriger un doublon.
Pourquoi trente minutes. Parce que c'est prudent. L'enquête Atlassian citée sur ce site mesure 8,65 heures par semaine, soit près d'une heure quarante par jour. Nous retenons trois fois et demie moins. Si notre modèle se trompe sur ce point, c'est en votre défaveur.
Le calcul.
| Étape | Résultat |
|---|---|
| 30 min/jour × 5 jours | 2,5 h par semaine et par personne |
| × 47 semaines travaillées | 117,5 h par an et par personne |
| × 5 personnes | 587 heures par an pour le service |
| × 25 € de coût horaire chargé | 14 700 € par an |
Les deux valeurs à changer chez vous. Le coût horaire chargé de 25 € correspond à un poste administratif ou d'exécution ; remontez-le pour un poste d'encadrement. Et le nombre de personnes réellement concernées par le processus, qui est presque toujours inférieur à l'effectif du service.
Le plus facile à vérifier
Les erreurs : 3 600 € par an
L'hypothèse. Deux erreurs de saisie par mois : une adresse, une quantité, une référence. Estimé à 150 € pièce. Ces 150 € couvrent le temps passé à traiter le problème et le coût direct : réexpédition, avoir, transport retour.
Le calcul. 2 × 12 × 150 € = 3 600 € par an.
C'est la ligne la plus facile à vérifier chez vous : le nombre d'avoirs et de réexpéditions des douze derniers mois est dans votre comptabilité. C'est aussi la seule que nous savons chiffrer avec précision pendant l'Immersion.
Ce que le calcul ne compte pas. Le client mécontent qui ne le dit pas et qui commande ailleurs la fois suivante. Nous n'avons aucun moyen honnête de le chiffrer, donc nous ne le chiffrons pas.
Les coûts invérifiables
La ligne que nous ne savons pas chiffrer
Une ligne que nous affichons quand même, avec méfiance. Une information qui n'est pas remontée (une commande modifiée, une réclamation classée sans suite, un impayé non signalé) et le commercial se présente chez son client sans savoir ce qui s'y est passé. Il rate le suivi, parfois l'affaire suivante. En comptant un contrat perdu de 2 000 € par trimestre, on obtient 8 000 € par an.
A traiter avec prudence
C'est du chiffre d'affaires et non un coût, donc l'impact réel se limite à votre marge ; l'attribution à une information manquante est invérifiable ; et personne ne sait ce qu'aurait donné le rendez-vous. Nous la mentionnons parce qu'elle est réelle dans la plupart des entreprises que nous visitons.
Les coûts sans montant
Et quatre autres que nous ne chiffrons pas du tout
Ces quatre coûts sont réels, souvent supérieurs à ceux du tableau, et nous ne prétendons pas les mesurer. Ils apparaissent en revanche systématiquement pendant l'Immersion, parce qu'on les entend, même quand personne ne les dit.
L'usure
Personne n'a choisi son métier pour recopier des références d'un écran à l'autre. Ce travail-là ne fatigue pas par sa difficulté, mais par son absence de sens. Et c'est souvent votre personne la plus expérimentée qui s'en charge, parce qu'elle est la seule à savoir interpréter les écarts.
Les tensions entre services
Quand la comptabilité et l'administration des ventes ne disposent pas des mêmes chiffres, la discussion ne porte plus sur la décision à prendre mais sur qui a le bon fichier. Ce n'est pas un problème de personnes ; c'est un problème d'information, mais il se vit comme un problème de personnes.
La décision prise trop tard
Un arbitrage rendu sur une information vieille de trois semaines n'est pas une erreur, c'est un pari.
La dépendance
Une partie de votre fonctionnement ne tient que dans la mémoire de deux ou trois personnes. Vous le savez déjà, et vous savez aussi ce que ça coûte la semaine où l'une d'elles est absente.
Le total
18 300 € que nous savons défendre
| Nature du coût | Ce que ça recouvre | Montant annuel |
|---|---|---|
| Temps masqué | Ressaisies, recherches d'information, correction de doublons | 14 700 € |
| Non-qualité | Erreurs de saisie : livraisons, avoirs, doublons | 3 600 € |
| Sous-total vérifiable | 18 300 € | |
| Opportunités manquées | Relances non faites faute d'information saisie | 8 000 € |
| Total du modèle | 26 300 € |
Ce que ça change
Remboursé en moins d'un an, ou nous ne le faisons pas
Un chantier à 13 000 €, le milieu de notre fourchette de 5 000 à 20 000 €, se rembourse en six mois sur le total du modèle, en onze mois sur le seul sous-total vérifiable.
Les deux restent sous notre règle : nous n'engageons pas un chantier dont le retour sur investissement estimé dépasse douze mois. S'il le dépasse, nous vous le disons et nous ne le faisons pas.
C'est aussi pour cette raison que l'Immersion précède le chiffrage. Tant que ces lignes ne sont pas mesurées chez vous, personne ne peut savoir si le chantier vaut la peine d'être engagé.
Les gains sans montant
Ce qui compte le plus n'entre pas dans le tableau
Il ne dit rien de la charge que le projet représentera pour vos équipes, ni du temps qu'il faudra pour que les nouvelles habitudes s'installent.
Il ne dit rien non plus des gains qui ne se comptent pas : un chiffre disponible le jour même plutôt qu'à la clôture, une personne qui peut partir en congé sans que le service s'arrête, une entreprise moins dépendante de la mémoire de trois personnes.
Ces gains-là sont souvent les plus importants, ils ne rentrent simplement pas dans un tableau